L'univers des affaires est révolutionné par les avancées technologiques. En effet, il est actuellement possible de faire de nombreuses tâches virtuellement. Parmi ces dernières, il y a la signature électronique qui est devenue nécessaire depuis l'avènement du coronavirus. Voici l'essentiel à savoir sur cette innovation.
Signature électronique : définition, norme juridique et critères
Une signature électronique est la forme dématérialisée d'une signature manuscrite. Autrement dit, il s'agit de la version numérique de la signature d'une personne. Sa mise en place nécessite l'usage de plateforme spécialisée comme celle de universign.com.
Cela signifie que la nature de ce type de signature est au-delà d'un simple scanner. En effet, il s'agit d'une combinaison de chiffres qui est liée aux deux facteurs clé que sont le signataire et la feuille à signer.
L'utilisation d'une signature électronique gratuite stipule qu'une approbation a été donnée par une personne sur le document concerné. Ce principe est celui de la loi du 13 mars 2000 qui est déjà introduite dans la législation française.
Associée à la norme européenne en la matière, la loi dédiée fait état des critères requis pour qu'une signature soit considérée comme électronique. À ce propos, la signature doit être :
- infalsifiable ;
- authentique ;
- non-utilisable pour deux documents ;
- irrévocable ;
- inaltérable.
Avec toutes ses caractéristiques, la signature assure la légitimité du document et l'identité de son auteur.
D'ailleurs, en fonction de la sensibilité de l'imprimé, le niveau de sécurité de la signature électronique varie. Trois types de signatures seront par conséquent acceptés (simple, avancée et qualifiée).
Adoption de la signature électronique : quels sont les avantages ?
Avant de créer une signature électronique, il est important d'en connaître les atouts. Cela est primordial, car les entrepreneurs ont du mal à l'adopter. Pour eux, il est plus simple de signer un document avec le stylo. Toutefois, cette aisance existe aussi dans l'usage d'une signature électronique.
Étant une signature virtuelle, elle allège la tâche dans le domaine de la conservation des documents. Ces derniers peuvent aisément être classés sous le format électronique. Ainsi, la productivité se trouve optimisée tant pour la firme que pour ses partenaires. Il existe également d'autres avantages intéressants.
Gain de temps
La signature électronique permet à l'entreprise de gagner énormément de temps dans les procédures. Il suffit d'un simple mail et de quelques clics pour signer un imprimé en temps réel.
Par ce biais, toutes les parties prenantes peuvent signer et valider un document en moins de 24 heures. Cette solution est idéale pour les services marketing et commerciaux.
Fluidité dans l'échange des documents
Grâce à la signature électronique, il est plus aisé pour le personnel de faire circuler les contrats d'une direction à une autre. En plus de cet atout, un suivi plus strict est fait en temps réel. Autrement dit, une distinction est faite entre les dossiers bouclés et ceux en attente.
Économie financière substantielle
La dématérialisation de la signature implique également celle du document concerné. Par conséquent, il n'y a plus de frais à payer pour :
- le papier ;
- l'encre ;
- la poste ;
- le déplacement.
En plus de ces coûts, celui lié à l'archivage des imprimés sur support papier est éliminé.
Protection accrue des informations
Générée par un prestataire de confiance, cette forme de signature assure la sécurisation des données. Parallèlement, elle authentifie la pièce en lui conférant de l'intégrité.
Amélioration des conditions de travail
L'allègement qui suit l'adoption de la signature électronique favorise une meilleure concentration de la part du personnel. Les salariés n'auront plus à se soucier des détails. Ainsi, ils pourront mieux se concentrer sur les tâches administratives quotidiennes.
Documents authentifiables grâce à la signature électronique
De façon générale, tous les documents virtuels (format Word, PDF ou JPEG) peuvent être signés électroniquement.
La condition requise est que le support à authentifier numériquement soit dématérialisé. De ce fait, les devis, les factures, les bons de commande et de livraison sont concernés. Tous les types de contrats sont aussi inclus dans le lot.
Il en ressort donc que la signature électronique est idéale pour tous les secteurs d'activité. Le secteur judiciaire, la banque et l'assurance en font usage comme autorité de certification. Cela est dû à la valeur juridique accordée à la version numérique de la signature manuscrite.
En effet, la signature électronique dispose de la même enchère que celle faite à la main. Elle engage ainsi son auteur au même degré que le paraphe écrit (art 1366 du Code civil).
Cependant, il faut souligner que seule la forme qualifiée du paraphe virtuel peut servir de preuve en cas de litige (décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017).
La signature électronique est donc une alternative simple et rapide à celle manuscrite. Elle possède un grand nombre de privilèges dont la réduction des coûts. D'ailleurs, elle favorise la transformation numérique d'une organisation.