De quelle façon automatiser sa tenue des comptes ?

Certains entrepreneurs sont assez réticents à l’idée de s’en remettre aux machines pour les travaux de comptabilité. Si cette technologie n’est pas récente, les dernières innovations ont connu un franc succès ces dernières années. De nos jours, l’automatisation comptable est l’une des meilleures options pour optimiser les tâches y afférentes. Fini l’aller-retour des documents papier et la perte de temps dans la gestion des données ! Voici l’essentiel à retenir concernant ce principe.

Automatisation des tâches comptables : les avantages

Saisir manuellement la comptabilité est un travail laborieux, qui requiert beaucoup de temps et d’argent, sans parler des risques d’erreur humaine. La gestion de comptes sur papier n’est pas non plus sans désagréments, les dossiers devant passer par divers services et le processus peut prendre des jours, voire des semaines. Il arrive que les factures ne soient pas classées correctement, ou qu’il y ait des divergences. Compiler les notes de frais peut rapidement devenir un vrai casse-tête. De ce fait, le recours aux solutions digitales et l’utilisation de cloud sont conçus pour faciliter et fluidifier le circuit de comptabilité.

Désormais, grâce à la numérisation des documents et aux diverses solutions informatiques, le processus comptable est moins fastidieux. Le cloud offre un accès sécurisé et depuis n’importe quel endroit. Sur ce site, vous pouvez en apprendre davantage. En outre, automatiser la comptabilité est une manière de s’assurer que les mises à jour et le mode de gestion sont conformes à la réglementation. Cette option a également un avantage dans la collaboration avec votre expert-comptable : il peut accéder à votre outil en ligne pour effectuer le suivi des tâches.  

Digitalisation : une grande variété d’outils comptables

L’automatisation permet d’alléger considérablement les missions des collaborateurs. Mais la technologie du digital va au-delà des tâches répétitives. Depuis quelques années, l’intelligence artificielle a apporté des applications comptables concrètes. Par exemple, il y a les chatbots (programmes simulant une conversation humaine), la reconnaissance visuelle et vocale très utilisée pour la sécurisation des données, le blockchain (validation des bases de données), ou encore le Robotic Process Automation (RPA).

Ces nouvelles technologies viennent donc compléter le panel classique des logiciels courant en comptabilité, comme la numérisation des factures, la gestion d’échéances, les états comptables (bilan, balance, trésorerie, etc.) ainsi que les échanges des données. Les révolutions dans le monde du numérique ont aussi leur intérêt dans la détection des fraudes dans les comptes. Ce qui relevait jusqu’alors de la science-fiction est devenu aujourd’hui une réalité.  Dans ce contexte, il n’est plus question de savoir si vous allez vous y mettre, mais plutôt quand.

Une méthode de traitement de factures dématérialisée

Le service comptabilité d’une entreprise peut simplifier l’ensemble des tâches liées à la facturation et la gestion des fournisseurs grâce à l’automatisation. Les factures peuvent être échangées en version électronique une fois qu’elles sont scannées à leur réception. Ensuite, les outils comptables numériques orientés fournisseurs permettent d’automatiser la tenue des dépenses et toutes les vérifications y afférentes. Grâce à la connexion réseau et en suivant le processus de traitement des comptes fournisseurs (contrats, commandes, paiement, etc.), vous pouvez rectifier rapidement les erreurs avent que les factures ne parviennent dans le système de comptabilité.

Non seulement cela réduit les risques et les surcoûts, mais cela vous procure aussi un moyen de valoriser votre entreprise. Par exemple, vous pourrez bénéficier de remises lors de paiements anticipés, ou encore promouvoir la facturation électronique. L’utilisation d’outils pour financer la chaîne logistique permet de réduire les risques liés aux fournisseurs. Les logiciels offrent une meilleure visibilité : grâce au réseau en ligne, vos partenaires peuvent effectuer eux-mêmes le suivi des états de paiements et de la facturation.